BTW-vrijstelling als international is nadelig

Deze blog is meer geschikt voor freelancers die in België wonen, omdat sommige van de genoemde termen en concepten mogelijk niet van toepassing zijn in uw land.

Nadat ik begon te freelancen, koos ik voor BTW-vrijstelling. Dit betekent dat u geen BTW-belasting hoeft op te nemen op uw facturen en deze naar uw klanten te versturen. In het begin dacht ik dat het prettig was om minder administratief werk te presteren. Helaas besefte ik na verloop van tijd dat het precies het tegenovergestelde was. Vooral omdat mijn klanten en leveranciers van overal ter wereld kunnen komen. Dus in deze blog zult u ontdekken waarom BTW-vrijstelling nadelig kan zijn indien u als Belgische burger internationaal werkt en diensten verleent en inkoopt over de hele wereld buiten België. Let op dat sommige van de hier genoemde concepten alleen van toepassing kunnen zijn op freelancers in België. Over vennootschappen heb ik erg weinig kennis. Dus termen zoals "bijzondere btw-aangifte" kunnen in uw land niet van sprake zijn.

Bijzondere btw-aangifte

Wanneer u als zelfstandige professional een dienst aankoopt van een leverancier binnen een ander EU-land buiten België, zult u merken dat de leverancier geen BTW op de factuur vermeldt. Dit komt doordat uw bedrijf geregistreerd is in een ander EU-land en ergens in de accountinstellingen van de app/website waar de factuur vandaan komt, heeft u uw BTW-nummer ingevuld. De leverancier verwacht dat u de BTW-belasting zelf afhandelt. Dit wordt BTW-verlegging genoemd. Daardoor bent u verplicht een bijzondere btw-aangifte in te dienen. Als internationale freelancer die overal ter wereld kan werken, bijvoorbeeld een webdesigner die digitale diensten aankoopt, komt dit scenario vaak voor en maakt het uw administratie ingewikkelder. De meeste mensen zouden u aanraden een boekhouder in te schakelen, wat begrijpelijk is, maar meeste boekhouders zullen de kosten verhogen voor elke ingediende bijzondere btw-aangifte.

In België wordt het sterk afgeraden om bijzondere btw-aangiften in te dienen. U kunt ze vermijden door contact op te nemen met het support team van de aangekochte dienst en vermelden dat u vrijgesteld bent van BTW. Zij zouden de factuur moeten verbeteren door de BTW-belasting toch op te nemen. Hierdoor ontvangt u een factuur met BTW, zoals bij een particulier. Dit proces kan lang duren, vooral als u meerdere internationale leveranciers hebt. Het is mogelijk dat zij uw verzoek kunnen weigeren. Als geen alternatief mogelijk is, heeft u geen andere keuze dan bijzondere btw-aangiften in te dienen.

Het is belangrijk op te merken dat de belastingdienst hier zeer streng op is. In België kunt u boetes krijgen vanaf €1000 als u bijzondere btw-aangiften niet op tijd indient. Wat het nog vervelender maakt, is dat u voor elk kwartaal voor elke intracommunautaire verwerving een nieuwe btw-aangifte moet indienen.

Alles wordt duurder

Hoewel u geen BTW in rekening brengt bij uw klanten, berekenen de meesten van hen wel BTW aan u door. De regel voor freelancers die voor BTW-vrijstelling hebben gekozen, is dat u deze BTW niet kunt terugvorderen. Dit maakt alles duurder voor u. Bovendien kunnen uw facturen zonder BTW minder aantrekkelijk zijn voor klanten die BTW-plichtig zijn. Zij geven de voorkeur aan een factuur met BTW, zodat zij dit later kunnen terugvorderen.

Overstap BTW-plichtig

BTW-vrijstelling kan alleen worden aangevraagd door professionals die een inkomen hebben van minder dan €25.000 per jaar. Dit inkomensdrempel kan laag zijn voor de meeste freelancers. Voor starters vormt het meestal geen probleem. Echter zult u op een gegeven moment de drempel bereiken en verplicht zijn over te stappen naar BTW-plichtig als je je zelfstandige werk serieus neemt.

Gezien de eerder genoemde punten, kunt u tot de conclusie komen dat het niet de moeite waard is om voor BTW-vrijstelling te kiezen als je internationaal werkt en leveranciers hebt van overal ter wereld. Je zult regelmatig meerdere speciale btw-aangiften moeten indienen, wat gepaard kan gaan met het risico op boetes. Zelfs als u deeltijds werkt, raad ik toch aan om als BTW-plichtige te starten, aangezien dit de standaardinstelling is voor zelfstandigen in België en geen negatieve gevolgen heeft indien u uw werk op de juiste manier afhandelt.